Politique de confidentialité relative aux achats de rapports et aux données de terrain

Lorsque vous achetez un rapport ou un jeu de données, demandez de l’information ou communiquez avec nous, nous pouvons recueillir :

• vos nom, adresse courriel, organisation, numéro de téléphone, adresse de facturation et les autres renseignements que vous fournissez pour finaliser votre commande;
• les détails de la commande et de la licence, les factures, les identifiants de transaction, l’état du paiement, les montants et la devise;
• des renseignements limités sur le mode de paiement, fournis par notre prestataire de paiement, comme la marque de la carte et ses quatre derniers chiffres;
• la correspondance, les demandes de soutien et les dossiers nécessaires à la gestion de la livraison des fichiers et des mises à jour admissibles.

Les paiements sont traités par Stripe. Veuillez saisir vos données de paiement dans l’interface de paiement prévue à cet effet plutôt que d’envoyer à After Five, par courriel ou par messagerie, des numéros de carte complets, des codes de sécurité ou des mots de passe bancaires. Stripe traite les renseignements personnels conformément à sa propre politique de confidentialité ainsi qu’aux conditions qui régissent les services qu’elle nous fournit.

Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins indiquées.

Nous utilisons les renseignements de la clientèle pour :

• traiter les commandes et livrer les rapports, jeux de données et fichiers d’appui achetés;
• donner accès aux fichiers continus ou aux mises à jour d’instantanés admissibles pendant une période maximale de six mois après l’achat, selon les modalités de la commande et de la licence applicables;
• tenir les dossiers de licence et de livraison, émettre les factures et répondre aux demandes de soutien;
• envoyer les avis essentiels concernant la livraison, les corrections importantes, la protection des renseignements personnels et la sécurité;
• prévenir la fraude, protéger nos systèmes, régler les différends et respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

L’achat d’un rapport ne vous inscrit pas automatiquement à des communications promotionnelles. Lorsque nous envoyons des messages de marketing, nous obtenons tout consentement exigé par la loi applicable et offrons une option de désabonnement.

La période de mise à jour concerne l’accès à de l’information supplémentaire. Elle ne détermine pas la durée de conservation des renseignements personnels et ne modifie pas vos droits d’utilisation des documents déjà livrés en vertu de la licence applicable.

Notre travail documente l’état des infrastructures, les risques environnementaux et la résilience des communautés. Les dossiers sources peuvent comprendre l’emplacement d’actifs, des observations de terrain, des photographies, des enregistrements, des témoignages et des dossiers de vérification. Lorsque cela est nécessaire à la coordination, au consentement ou à la vérification, ils peuvent aussi contenir le nom des contributeurs, leurs coordonnées ou d’autres renseignements permettant de les identifier.

Nous expliquons les fins de la collecte des renseignements personnels et obtenons un consentement valable lorsqu’il est requis. Nous distinguons la collecte de renseignements à des fins d’évaluation et de vérification, leur communication dans les livrables destinés à la clientèle et leur utilisation publique à des fins promotionnelles.

L’accès aux dossiers sources permettant d’identifier une personne est réservé au personnel autorisé et aux fournisseurs de services qui ont un besoin légitime d’y accéder. Les dossiers de travail et les dossiers de consentement ne sont pas automatiquement inclus dans les livrables achetés.

Nous vendons des renseignements sur les infrastructures et la résilience, et non des profils personnels ou des listes de membres des communautés. Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons de renseignements personnels en tant que produit distinct, et nous ne les fournissons pas à des courtiers en données.

Avant de publier des rapports, des jeux de données ou des mises à jour, nous évaluons si leur contenu pourrait permettre d’identifier des personnes ou de les exposer. Selon les renseignements et le contexte, les mesures de protection comprennent la suppression des noms et des coordonnées, le caviardage des passages permettant l’identification, le floutage des visages, la suppression des métadonnées identificatoires, la réduction de la précision des emplacements, l’agrégation des observations ou la rétention des documents sensibles.

La seule suppression d’un nom peut ne pas suffire à protéger la vie privée. Les photographies, les citations, les coordonnées précises, les détails sur les ménages et les observations visant un petit nombre de personnes peuvent créer des risques d’identification. Nous tenons compte de ces combinaisons pour décider de ce qui est publié. Les coordonnées d’infrastructures peuvent être incluses, lorsque cela est approprié, à la suite d’une évaluation des risques pour la vie privée et des risques d’exposition.

Les livrables standard destinés à la clientèle excluent les listes de contacts privées, l’identité des personnes qui signalent et les dossiers permettant d’identifier la vulnérabilité de ménages. Toute exception visant un contenu permettant l’identification exige une évaluation distincte et un consentement approprié ou un autre fondement juridique.

Ces mesures réduisent les risques; elles ne garantissent pas que la réidentification est impossible. L’utilisation et la redistribution par la clientèle sont régies par la licence de rapport et de jeu de données applicable. La présente politique n’accorde aucune autorisation d’identifier les contributeurs communautaires ou de communiquer avec eux.

Lorsque des médias ou des témoignages permettant d’identifier une personne sont recueillis ou utilisés, nous expliquons l’usage et le public prévus, et précisons si le contenu figurera dans un rapport payant, une présentation à un commanditaire ou du contenu promotionnel public. Le consentement donné pour une fin n’autorise pas automatiquement une autre fin.

L’autorisation d’un organisme partenaire ou d’un leader communautaire ne remplace pas le consentement individuel lorsque celui-ci est requis. Nous fournissons les explications dans une langue et sous une forme que la personne peut raisonnablement comprendre. Lorsqu’une personne ne peut donner un consentement valable, nous obtenons le consentement d’un parent, d’un tuteur ou d’un représentant autorisé, comme l’exige la loi applicable.

Vous pouvez communiquer avec nous pour retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Nous expliquons les conséquences et les limites pratiques de ce retrait, notamment le fait que nous pourrions ne pas être en mesure de récupérer les copies déjà diffusées légalement. Nous évaluons les mesures appropriées concernant l’utilisation, la communication et la conservation futures.

Nous pouvons communiquer le minimum nécessaire de renseignements personnels aux fournisseurs qui nous appuient pour le traitement des paiements, l’hébergement, la livraison de fichiers, le courriel, le soutien à la clientèle, la comptabilité ainsi que la coordination ou la vérification autorisée sur le terrain. Nous exigeons des protections contractuelles ou autres appropriées pour les renseignements personnels traités en notre nom et demeurons responsables de ce traitement.

Les fournisseurs de services peuvent traiter ou stocker des renseignements à l’extérieur du Canada. Les renseignements traités à l’étranger peuvent être assujettis aux lois et aux exigences d’accès légitime de ces territoires. Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de l’information sur nos ententes de traitement pertinentes.

Nous pouvons également communiquer des renseignements avec votre consentement, ou sans celui-ci lorsque la loi applicable le permet ou l’exige, notamment en cas d’urgence admissible mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne. Les communications se limitent à ce qui est approprié dans les circonstances.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps raisonnablement nécessaire aux fins déterminées et au respect des obligations légales applicables :

• les dossiers de transaction, les factures et les pièces justificatives fiscales sont généralement conservés pendant au moins six ans à compter de la fin de l’année d’imposition visée, ou plus longtemps si la loi l’exige;
• la correspondance avec la clientèle et les dossiers de livraison sont conservés au besoin pour le soutien, la gestion des licences et le règlement des différends;
• les dossiers de terrain permettant l’identification et les dossiers de consentement sont conservés au besoin aux fins de vérification, d’utilisations autorisées, de responsabilisation et d’obligations légales, et nous vérifions périodiquement si les éléments d’identification demeurent nécessaires.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire, selon le cas. Des copies de sauvegarde peuvent subsister jusqu’à leur expiration prévue, sous réserve de mesures de protection et de toute obligation de conservation applicable.

Nous appliquons des mesures de protection adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment des restrictions d’accès et des mesures administratives, techniques et organisationnelles. Aucun système ni mode de transmission ne peut garantir une sécurité absolue.

Nous évaluons les atteintes présumées à la vie privée, prenons les mesures de confinement et de correction appropriées et tenons des registres comme l’exige la loi. Lorsque la LPRPDE s’applique, nous déclarons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada les atteintes présentant un risque réel de préjudice grave et avisons les personnes touchées comme la loi l’exige. Les registres des atteintes aux mesures de sécurité sont conservés pendant au moins 24 mois après la date à laquelle nous déterminons que l’atteinte s’est produite.

Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour demander l’accès à vos renseignements personnels, en demander la rectification, retirer votre consentement s’il y a lieu ou soulever une préoccupation quant à notre traitement des renseignements.

Nous pouvons demander une vérification raisonnable de votre identité avant de communiquer des renseignements. Nous répondons généralement aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, sous réserve des prolongations et des exceptions permises par la loi. Si l’accès est refusé ou si le délai est prolongé, nous fournissons les explications et les avis exigés par la loi applicable. Un retrait de consentement ou une demande de suppression ne l’emporte pas sur les exigences légales de conservation.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à https://www.priv.gc.ca/, ou auprès de tout autre organisme de réglementation de la protection de la vie privée compétent en la matière.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique et en réviser la date d’entrée en vigueur. Lorsqu’une modification introduit une nouvelle fin ou une nouvelle communication nécessitant un consentement, nous obtenons le consentement requis avant de la mettre en œuvre. La seule publication d’une politique révisée ne remplace pas cette obligation.

Veuillez indiquer que votre demande concerne la protection des renseignements personnels et éviter d’envoyer des renseignements personnels ou de paiement sensibles, à moins que nous ayons convenu d’une méthode appropriée.